Mit dem Auslandsportal Visum- und Passanträge einfach und sicher online stellen

Als modernes Einwanderungsland braucht Deutschland ein effizientes Visumverfahren. Mit dem Auslandsportal geht das Auswärtige Amt neue Wege und entwickelt ein digitales Angebot für die Beantragung von Visa und Pässen. Der Beirat Digitalstrategie hat sich am 22.09.2023 mit dem Projekt befasst.

Welche Ziele verfolgt das Projekt Auslandsportal? 

Knapp 1,5 Millionen Visumanträge haben die 174 Visastellen der deutschen Auslandsvertretungen im Jahr 2022 bearbeitet. Die Anträge wurden bisher vor Ort in Papierform eingereicht, was mit einem enormen Aufwand und zum Teil mit langen Wartezeiten verbunden war. Mit dem Auslandsportal vereinfacht das Auswärtige Amt schrittweise das Verfahren sowohl für die Antragsstellenden als auch für die Auslandsvertretungen: Seit dem 20.06.2022 können erste Visumanträge – und seit dem 01.12.2022 auch erste Passanträge –

gestellt werden. 

Das Auslandsportal ist eines der

der Digitalstrategie und ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung des neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetzes. Das nutzerfreundliche Portal erleichtert Fachkräften aus dem Ausland den Weg nach Deutschland. Denn wer ein Visum beantragen möchte, kann dies jederzeit und bequem online tun.  Zudem werden die Abläufe einfacher und transparenter: Antragsstellende können sich jederzeit online über den Stand ihres Verfahrens informieren.   

Die Digitalisierung der Verfahren wird durch den Ausbau der Schnittstellen zu den Innenbehörden flankiert: Seit August 2023 können weltweit Visumunterlagen digital an die Ausländerbehörden versandt werden. Dadurch fallen zeitintensive Postlaufzeiten von vier bis sechs Wochen weg. Damit leistet das Portal einen zentralen Beitrag zur Attraktivität des Wirtschafts-, Studien- und Forschungsstandorts Deutschland und erleichtert die Verfahren bei der Zuwanderung für hochqualifizierte Fachkräfte. 

Welchen Herausforderungen muss sich das Auslandsportal stellen? 

Das Auswärtige Amt entwickelt das Auslandsportal im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das 2017 in Kraft getreten ist. Die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen ist nicht neu, die Herausforderungen für ein weltweit gültiges Auslandsportal schon. Denn 174 deutsche Visastellen von Brasilien über Nigeria bis Japan bedeuten: viele unterschiedliche Rechtssysteme, Dokumente, Zahlungsmöglichkeiten und Infrastrukturen. Um das Portal an die lokalen Gegebenheiten anzupassen, sind ausreichend finanzielle und personelle Ressourcen gefragt. 

Gleichzeitig ermöglicht das einfache, digitale Verfahren grundsätzlich, mehr Anträge anzunehmen. Die Termine zur Abnahme biometrischer Daten sind dank erfolgter Online-Vorbereitung deutlich kürzer, Ressourcen werden effizienter genutzt und Wartezeiten können so verkürzt werden. Mehr Anträge erfordern aber auch genügend Personal zu Vorprüfung und Entscheidung. 

Was sind die nächsten Schritte? 

Das Auslandsportal ist seit dem 20.06.2022 als digitale Plattform für die Beantragung von Visa online. Bisher können bestimmte Visumarten bei ausgewählten Auslandsvertretungen online beantragt werden. Seit Dezember 2022 können ebenfalls an ausgewählten Auslandsvertretungen Reisepässe online beantragt werden. 2023 wurden weitere Auslandsvertretungen an das Auslandsportal angeschlossen.   

Im August 2023 folgten zwei wichtige Entwicklungsschritte: einerseits die Erweiterung um weitere für Fachkräfte relevante Antragsarten und die weltweite Inbetriebnahme der Schnittstelle zur digitalen Übertragung der Visumantragsunterlagen, die die digitale Antragsannahme im Auslandsportal flankiert und eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung ermöglicht. Zum Jahresende 2023 werden die neuen Antragsarten an den für Fachkräfte relevantesten Auslandsvertretungen ausgerollt. 2024 werden weitere Funktionen und Antragsarten folgen. 

Neben der Ausweitung der Funktionen wird das Auslandsportal auch in der Fläche weiter ausgerollt. Ab dem zweiten Halbjahr 2024 wird es weltweit angeboten. Bis Januar 2025 soll das nationale Visumverfahren umfassend digitalisiert und das Auslandsportal über 2025 hinaus zu einem digitalen Konsulat ausgebaut werden. Der Zeitplan für den Ausbau des Auslandsportals ist ambitioniert, aber angesichts der bisherigen Schritte realistisch. 

Beirat weist auf notwendige KI-Regulierung hin – das AA antwortet

• Beirat sagt: „Aus Sicht des Beirats ist das Auslandsportal ein beispielhaftes Leuchtturmprojekt. Das Projekt ist ein umfassendes, durchdachtes und dringend notwendiges Modernisierungsvorhaben des Konsularwesens. Mit dem digitalen Konsulat sollen ab 2025 alle Konsularleistungen in allen Auslandsvertretungen komplett Ende-zu-Ende digital angeboten werden.“
  
  → Auswärtiges Amt (AA) antwortet: „Wir freuen uns über die positive Aufnahme unseres Projektes durch den Beirat Digitalstrategie Deutschland. Das durch Bundeskanzler Scholz ausgegebene Zieldatum 2025 ist ambitioniert, aber wir sehen uns auf einem guten Weg. Zusätzliches Momentum aus der Begleitung durch den Beirat nehmen wir gerne mit.“

• Beirat sagt: „Der Beirat unterstützt die Einschätzung des Auswärtigen Amtes, dass es für den perspektivisch geplanten Einsatz von KI-Anwendungen im Verfahren einer geeigneten rechtlichen Grundlage bedarf. Ein Gesetzentwurf ist derzeit in Erarbeitung.“
  
  → AA antwortet: „Wir sind uns der Sensibilität der Nutzung von KI bewusst. Gleichzeitig ist es entscheidend, dass wir die Möglichkeiten, die das Auslandsportal technisch eröffnet, auch nutzen, um den Antragstellenden die beste und schnellstmögliche Entscheidung bieten zu können. Die Unterstützung des Beirats ist extrem wertvoll als Expertenperspektive, um den Regulierungsvorschlag, den wir entwickelt haben, voranzubringen. Darüber freuen wir uns sehr!“

Beirat fordert Einbeziehung der Ausländerbehörden

• Beirat sagt: „In Deutschland angekommen, müssen alle Personen bei den örtlichen Ausländerbehörden einen Aufenthaltstitel beantragen. Hierzu bietet das Auswärtige Amt eine Datenschnittstelle an, um bereits erhobene Informationen medienbruchfrei weiterzugeben. Allerdings ist die Nutzung der Schnittstelle nicht verbindlich. Hier braucht es politischen Willen auf föderaler Ebene, die Ausländerbehörden zu unterstützen, ihre Prozesse an die Schnittstelle aus dem Visumverfahren anzupassen. Ziel muss es sein, dass Einwanderer und Einwanderinnen den gesamten Prozess vom Visum bis zum Aufenthaltstitel als reibungslos und aus einem Guss erleben.“
  
  → AA antwortet: „Das Auswärtige Amt stellt im Rahmen des Auslandsportals eine moderne Schnittstelle bereit, an die alle Behörden im Inland andocken können. Wir unterstützen ausdrücklich das Ziel des Beirats, wonach der gesamte Prozess ‚aus einem Guss‘ digital abgebildet werden sollte. Wir werben in jedem unserer Gespräche zum Auslandsportal aktiv für diese Position und freuen uns sehr darüber, dass der Beirat unsere Bemühungen hier flankieren wird.“

• Beirat sagt: „Die Anbindung bzw. Verknüpfung dieser Anwendung von den Auslandsvertretungen zu den Behörden im Inland (Ausländerbehörden etc.) sollte über Austausch mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) intensiviert werden.“
  
  → AA antwortet: „Wir unterstützen ausdrücklich den Impuls des Beirats, den Austausch im Ressortkreis und insbesondere auch mit Behörden auf allen föderalen Ebenen zu suchen. Im Zuge der Umsetzung des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes (FEG) 2.0 haben sich neue Koordinierungsformate entwickelt, die genau diese Anregung aufgreifen. Wichtig sind dabei auch die Impulse an die Ebene politischer Entscheidungsträger, die die Digitalisierung dieser Behörden gestalten. Hier bemühen wir uns, das Auslandsportal bekannt zu machen und werben aktiv für die Nutzung bestehender Schnittstellen. Gleichzeitig werden wir mit der weiteren Umsetzung der Visadigitalisierung auch unsere eigene Kommunikation intensivieren: Wir wollen das Auslandsportal als ein Beispiel funktionierender Digitalisierung bekannt machen und unsere Erfahrungen teilen.“